Privatlivspolitik

I Holion ApS håndterer vi dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Når du f.eks. besøger vores hjemmeside, skriver dig op til vores nyhedsbrev, tilmelder dig et arrangement eller indgår kontrakt med os om en IT-løsning eller hosting, så afgiver du personoplysninger til Holion.

I denne privatlivspolitik kan du læse om, hvilke oplysninger vi indsamler og behandler, hvad retsgrundlaget er, og hvor længe vi gemmer oplysningerne.

Såfremt du ikke ønsker, at vi behandler disse oplysninger, kan det være vanskeligt for os at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler. Du er naturligvis altid velkommen til at kontakte os, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Vores kontaktoplysninger

Holion er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores kunder og samarbejdspartnere. Vores kontaktoplysninger er:

Holion ApS
Vesselbjergvej 3
8370 Hadsten
CVR-nr. 36 08 60 09

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på [email protected].

Når du kontakter os om vores ydelser

Når du har spørgsmål til eller ønsker at høre mere om vores ydelser, så kan du kontakte os via bl.a. e-mail, telefon eller via kontaktformularen på vores hjemmeside.

I den forbindelse vil vi typisk behandle oplysninger som navn, titel, e-mail, telefonnummer og virksomhed med henblik på at kunne servicere dig bedst muligt.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Behandlingen kan også finde sted, for at vi kan forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 6 måneder efter, at vi har været i dialog.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev

Vores nyhedsbrev udsendes en gang om måneden pr. e-mail til de personer, der tilmelder sig.

Ved tilmelding får man tilsendt et velkomst-flow bestående af i alt 4 e-mails, der udsendes en gang om ugen. Herefter overgår man til det almindelige, månedlige flow.

Formålet med nyhedsbrevet er at sende abonnenterne e-mails med ny information fra Holion. Det kunne fx være om IT-nyheder, generelle tips og tricks inden for IT-udvikling, artikler om et bestemt emne inden for IT, annoncering af vores ydelser og lign.

Vi vil kun sende dig e-mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette.

Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet.

Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet via link nederst i hver nyhedsbrevsmail, og efter afmelding vil du ikke længere modtage nyhedsbreve fra os. Har vi ikke sendt dig et nyhedsbrev i 1 år, så bortfalder dit samtykke som følge af vores passivitet.

Ved afmelding af nyhedsbrevet, så gemmer vi det nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav, jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.

Når du/din virksomhed er kunde hos Holion

Vi har behov for at være i dialog med vores kunder med henblik på at kunne levere de aftalte ydelser på en tilfredsstillende måde.

Herigennem vil vi typisk behandle oplysninger om navn, titel, e-mail, telefonnummer, virksomhed, betalingsinformationer og lignende.

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Vi opbevarer personoplysningerne i 6 måneder efter kundeforholdets ophør.

Når du som kunde hos Holion besvarer vores NPS-undersøgelse

Vi udsender årligt et spørgeskema med en NPS-undersøgelse (Net Promoter Score) til vores kunder.

Formålet er at forbedre vores kundeservice og få øget viden om vores kunders oplevelser af de ydelser, de modtager fra os.

Vi behandler kun de oplysninger om dig, som du selv afgiver i forbindelse med besvarelse af spørgeskemaet.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi opbevarer personoplysningerne i 6 måneder efter besvarelsen af spørgeskemaet.

Når du søger en stilling hos Holion

Vi behandler de oplysninger, som ansøger har fremsendt i ansøgning og CV, for at vurdere kompetencer og erfaringer i forhold til mulig ansættelse i Holion.

Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Ved uopfordrede ansøgninger sletter vi dine oplysninger umiddelbart efter modtagelsen, hvis du ikke bliver taget i betragtning. Du får tilsendt et afslag inden sletning.

Hvis du har sendt en ansøgning til en opslået stilling, så vil vi slette din ansøgning efter 6 måneder, hvis du ikke ansættes.

Hvis du ansættes i stillingen, så overgår dine oplysninger til personalesagen.

Når du som leverandør sender os en faktura

Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.

Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter, at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Vi behandler dine oplysninger sikkert

Vi behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere er relevant.

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
• Du har ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger
• Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Holion på telefon 32 70 70 34 eller på e-mail [email protected].

Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive klage til Datatilsynet.