Brug mindre tid på gentagne administrative opgaver
Det virker i dag – det tager bare unødigt lang tid
En mail lander i indbakken. En medarbejder læser den, finder kunden, slår oplysninger op, åbner et andet system, registrerer information, sender noget videre til en kollega og skriver et svar.
Hver enkelt opgave virker måske ikke af meget. Men når de samme arbejdsgange gentager sig flere gange om dagen uge efter uge, bruger medarbejderne mange timer på arbejde, der kan gøres lettere.
I dag 8 trin
- Mail modtages
- Medarbejderen læser den
- Finder relevante oplysninger
- Slår kunden op
- Registrerer data
- Opretter opgave
- Skriver svar
- Sender
Med Anna 4 trin
- Mail modtages
- Anna læser og forbereder arbejdet
- Medarbejderen godkender
- Anna udfører de godkendte handlinger
Anna gør arbejdet klar. Medarbejderen træffer beslutningen.
Hvad kan Anna hjælpe med?
Anna er ikke bygget til én bestemt administrativ opgave. Hun kan sættes op omkring de arbejdsgange, der gentager sig hos jer.
Ordrer
Læs ordrehenvendelser, find de relevante oplysninger og gør registrering eller næste handling klar.
Tilbud
Saml information fra henvendelsen, registrer den de rigtige steder og gør næste skridt klar.
Fakturaer
Find fakturaer og relevante oplysninger og forbered det, der skal sendes eller registreres.
Levering
Find ordre- og leveringsinformation og gør et svar eller en intern opgave klar.
Dokumentation
Find den rigtige dokumentation og gør den klar til kunden eller kollegaen, der efterspørger den.
CRM og stamdata
Opret og opdater oplysninger efter samme procedure hver gang.
Interne opgaver
Sæt den næste medarbejder på opgaven og behold hele historikken, så alle kan se, hvad der allerede er sket.
Fra “sådan plejer vi” til “sådan gør vi”
I mindre virksomheder ligger en stor del af arbejdsgangene ofte hos medarbejderne selv. Én medarbejder ved, hvordan en bestemt ordre skal registreres. En anden ved, hvor dokumentationen ligger.
Med Anna kan I definere, hvordan en bestemt opgave skal løses. Når den samme type opgave dukker op igen, følger Anna den samme arbejdsgang.
-
Mere ensartede arbejdsgangeOpgaver bliver håndteret efter den procedure, I har besluttet.
-
Færre manuelle fejlOplysninger bliver ikke kopieret og registreret forskelligt fra gang til gang.
-
Bedre dataInformation bliver registreret konsekvent i de systemer, medarbejderne arbejder i.
-
Mindre personafhængighedViden om arbejdsgangen behøver ikke kun ligge i hovedet på én medarbejder.
Start forsigtigt og giv Anna mere ansvar, når I er klar
I behøver ikke overlade jeres administration til AI fra den ene dag til den anden. Anna kan starte med blot at læse og opsummere en henvendelse - og få adgang til mere, når I bliver trygge ved arbejdsgangen.
1. Læs
Anna læser henvendelsen og opsummerer den.
2. Foreslå
Anna foreslår, hvad medarbejderen skal gøre.
3. Forbered
Anna finder oplysninger, udarbejder svar og forbereder ændringer.
4. Udfør efter godkendelse
Anna udfører de handlinger, en medarbejder har godkendt.
I bestemmer, hvilke systemer Anna har adgang til, og hvilke handlinger hun må udføre.
Frigiv tid til de opgaver, der kræver mere af jer
Når Anna finder oplysninger, gør svar klar, registrerer data og forbereder næste handling, skal medarbejderen bruge mindre tid på rutinearbejdet - og får mere tid til de opgaver, hvor erfaring og faglighed gør en forskel.
Mindre tid på
Mere tid til
Anna arbejder på tværs af jeres systemer
Det administrative arbejde stopper sjældent i indbakken. Anna kan forbindes med de systemer, I allerede bruger, så mere af arbejdet kan foregå som én sammenhængende arbejdsgang.
Modtag og forstå henvendelser.
ERP
Find og arbejd med relevante oplysninger.
CRM
Find, opret og opdater kunder, leads og opgaver.
Økonomi
Find relevante faktura- og økonomioplysninger.
Lager
Slå produkter og lagerinformation op.
Andre systemer
Anna kan kobles til andre systemer, når de giver adgang til det.
Arbejder I i dag primært fra mail? Så kan Anna også begynde dér. I behøver ikke have en stor systempark for at få hjælp.
Hvilken opgave laver I igen og igen?
Start med noget, I allerede gør: En ordre, der skal behandles. En faktura, der skal findes. Dokumentation, der skal sendes.
På et inspirationsmøde tager vi udgangspunkt i jeres administration og finder de gentagne arbejdsgange, hvor Anna kan frigive tid. I behøver ikke forberede en AI-strategi - fortæl os bare, hvordan I arbejder i dag.
"Fortæl mig, hvordan I arbejder i dag - så finder vi sammen de opgaver, Anna kan hjælpe med."
Niels Ladegaard Beck